合同管理办法

 鸿新

合同管理办法

 

 

第一条    为了规范交易行为,预防和控制风险,减少商务纠纷,维护鸿新(以下简称公司)合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规,结合公司实际,制定本办法。

 

 

第二条       本办法适用于公司对外签订的物资采购合同。其他合同参照本办法相关规定执行。

第三条       公司实行合同签订法人授权委托制度。签订合同须由法定代表人或凭法定代表人的委托授权书方可签订,委托代理人须在授权范围和权限内签订合同,不得超过代理权限。无法定代表人授权委托,任何人无权签订合同。

第四条  订立合同,必须遵守国家法律法规,符合公司有关规定,任何单位或个人不得利用合同进行违法活动,损害公司利益。

 

第五条   物流产业管理部是合同归口管理部门,设置专职合同管理人员,对合同全过程实施综合管理,主要职责:

 

 

    (一)推广使用标准合同文本。

    (二)组织公司合同项目的考察调研、招议标或商务洽谈。

(三)负责按照招标文件、会议纪要、会议记录、采购预案等文件对合同进行审查。

(四)管理并正确使用合同专用章。

(五)建立合同管理档案和合同文本档案,并对合同资料进行综合分析。

(六)与外聘法律顾问联系、沟通,进行有关法律咨询。

(七)对合同履行情况进行定期检查。

第六条业务部门主要职责:

(一)调查验证合同相对方主体资格、权限、资信情况、履约能力。

(二)参与所承办合同的考察调研、谈判,负责合同文本起草、签订等相关事宜,明确合同中有关质量要求和技术标准。

(三)具体负责所签合同的全面履行,协调履行过程中的相关事宜,及时督促合同相对方履行合同,保存合同履行过程中的有关文书,对履行中出现的问题应当及时向主管领导及业务审核部反映,并协调解决,遇有合同需要变更、解除等重大事项时,按规定送审。

第七条   财务部对合同款项支付方式的合理性及可行性、资金预算及来源的可靠性进行评估。

第八条     纪检监察部门对合同办理程序的合法性进行监督检查。

 

第九条   业务部门在合同签订前应验证合同相对方有效的营业执照、资质证书、资信状况,验明合同相对方是否具有签订合同的主体资格;审查合同相对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性,审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。

 

 

第十条 合同的签订必须符合《鸿新物资采购管理办法》中采购计划、采购方式、采购价格等有关规定。

第十一条合同条款要符合以下要求:

    (一)合同的标的物要清晰明确,符合国家有关政策法规。

(二)合同的各种数量标准要准确。

(三)明晰物资标准。产品制造标准及到货验收标准条款要明确一致。

(四)明确价格及结算条款。单价、税率、总价、付款方式及条件、结算期、质保金等要素必须明确。

(五)严格物资发货配送条款。配送(供货)计划要与使用单位提报的需用计划相吻合,对延迟交货等行为,要明确供应商应承担的经济责任。

(六)双方意思表达准确全面,合同中无含糊不清、模棱两可的措辞。

第十二条   任何部门及人员不得擅自更改采购合同条款,因业务原因确需更改合同条款的,由业务部制定相应的合同模块,物流产业管理部审核、总经理签批后,物流产业管理部按照批件添加合同模板,专业部方可使用。

第十三条   所有物资采购合同签订前必须制定采购预案(包括拟选用供应商、拟签订的结算价格、煤炭公司采购部门意见等内容),由物流产业管理部审核,总经理签批后方可实施。

第十四条  业务部打印的采购合同,必须附有经公司批准的采购预案,经业务部部长盖章后,方可到物流产业管理部加盖审核员名章和采购合同章。业务部必须要求供应商清晰加盖合同专用章和委托代理人签字(盖章)。

第十五条     采购合同必须“五章齐全”并在十个工作日内返回业务审核部过账、存档,同时传递煤炭公司一份。

第十六条     合同归档管理

(一)物流产业管理部合同管理员建立合同档案,将生效的合同归档管理,便于管理查找和使用,年末整理保存。

(二)业务部门业务员建立本部门合同档案,归档保存本部门合同文本。

第十七条     合同专用章管理

    (一)合同专用章由物流产业管理部合同管理员负责保管和使用。未经批准不得随身携带合同专用章外出签订合同,确需携带时,须填写用印审批单,并预留印模,报总经理签批后方可带出,外出返回后及时交还,并在用印审批单上填写交还日期。

    (二)严禁在对外签订的空白合同文本上盖章。

 

第十八条 合同正式生效前,不得实际履行合同。

 

 

合同签订后,即具有法律效力,业务部门应当全面履行合同约定,同时应当接受物流产业管理部对履约情况检查。重要合同的履行情况要及时向公司有关领导汇报。

第十九条   在合同履行期间,业务部门应当妥善保管与合同相关的双方函电、文书、传真、往来凭证等相关证明资料。

第二十条   合同履行异议

专业务部业务员发现合同相对方不履行或者不全面、不适当履行合同,或者收到合同相对方对我方履行合同提出的异议时,应当及时报告部门负责人和物流产业管理部,并在法定或者约定期限内,以法定或者约定方式向合同相对方提出有针对性的异议或者予以答复。发出的异议文函或者答复材料需经业务审核部审核、备案。

第二十一条 合同变更或解除

合同签订后受法律约束,原则上不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时,由业务部说明原因并提出意见,经公司领导同意后,与合同相对方协商,达成一致意见,并依法签署变更或解除合同的书面协议,妥善处理合同变更或解除的善后问题。变更或解除的相关资料和处理记录送物流产业管理部备案。

第二十二条           合同单方面终止(中止)、解除

公司依据法律法规、合同约定、或由于特殊原因需单方面终止(中止)、解除合同的,应书面通知合同相对方,以特快专递方式寄发或专人送达签收,其凭证作为合同组成部分交由物流产业管理部保存。

第二十三条 合同纠纷处理

合同履行过程中发生争议或纠纷,业务部门应及时查明情况并分析原因,收集相关证据,提出解决办法并由主管领导审批同意后,及时与对方协商解决;协商不成的,依据合同约定的争议解决方式妥善处理。

 

第二十四条     在合同订立、履行过程中,凡具有下列情形之一的,公司视情节轻重对直接责任人进行处理,造成损失的责令其赔偿;触犯刑律的,移交司法部门处理。

 

 

    (一)各业务部门在签订合同时,对合同相对方的主体资格、合同内容不尽勤勉义务,给公司造成重大经济损失或不利社会影响的。

(二)直接责任人签订合同时,与对方相互串通,损害公司利益的。

(三)在合同履行过程中,业务部门未尽到职责,给公司造成损失的。

(四)物流产业管理部由于管理不善或其他原因造成合同(含相关资料)原件丢失,给公司造成损失的。

(五)公司员工未尽保密责任,泄露合同内容,给公司造成损失或不利社会影响的。

 

第二十五条    本办法由物流产业管理部负责解释。

 

 

第二十六条    本办法自发布之日起施行。

 

第六章   

第五章   

第四章  合同履行

第三章  合同订立

第二章  管理机构与职责

第一章   

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