供应商管理办法

 鸿新

供应商管理办法

 

第一章   

 

第一条           为构建鸿新(以下简称公司)高效、稳固、精干的供应商网络,优化采购资源、规避采购风险,保证采购质量、控制采购成本,制定本办法。

 

第二条           本办法适用于供应商的准入、管理及考核评价。

第三条           本办法所指供应商是指向公司提供用于满足黑龙江鸿新矿业集团股份有限公司(以下简称集团公司)生产经营需要的统采物资的法人单位。

第四条           公司供应商管理遵循以下原则:

    (一)坚持从生产厂家直接进货的原则。除采购渠道不可替代、直接从生产厂家进货在技术经济上严重不合理等因素外,公司原则上不吸收代理商进入,必须进入的,由总经理办公会集体研究决定。

(二)坚持以名牌大厂为主渠道的原则。同类产品大厂优先,同为大厂名牌优先。

(三)同质同价前提下,优先选择集团公司内部生产企业的原则。

(四)坚持匹配性、就地就近原则。优先选择装备精良、产品先进、技术领先、管理科学的供应商入网。在畅通信息流、商流、物流的同时,注重文化流融合,培育与集团公司相匹配的供应商队伍。

(五)供应商准入坚持基层推荐与公司统筹平衡相结合的原则。

(六)保持合理供应商个数的原则。根据采购物资计划总量、该品种生产厂产能以及市场竞争程度,分类核定供应商个数,并在一定范围内灵活掌握。同一物资品种供应商数量,原则上不少于三家,确保充分竞争,但同时要防止过度竞争问题发生。

(七)坚持规范、公开的管理原则。严密供应商管理流程,严格供应商资质审查,严肃供应商考核评价,公开评价体系及评价结果。

第五条           物流产业管理部是供应商管理的第一责任者,各业务部协助物流产业管理部做好供应商管理工作。

    公司纪检监察部门负责对供应商选择、评价活动进行监督检查,受理违纪行为的举报或申述,对违纪行为进行调查和处理。

第二章  供应商准入管理

 

第六条 公司对供应商实行准入制度。具备公司供货资格的潜在供应商经审核合格后可以成为准入供应商,供应商准入要与物资资源市场需求状况相结合,对能够满足需求的供应商要不断引入,提高竞争力。建立备选供应商资源库,新供应商进入备选资源库可以通过以下途径:

 

(一)使用单位推荐

(二)物流公司根据业务需要推荐;

(三)供应商自荐。

第七条  供应商准入必须具备以下基本条件:

 (一)具有法人资格和独立承担民事责任能力;

(二)遵守国家法律、行政法规,具有良好信誉;

(三)具有能够满足要求的生产经营场所、设施、设备,健全的组织机构、完善的质量保证体系、内控制度、通过质量管理体系认证;

(四)具有良好的资金能力和履行合同能力(供应商生产能力应能保证需要)售后服务能力;注册资金达到要求(附:物资类别要求供应商注册资金明细表);

(五)主要生产技术在行业内处于中游以上水平,有较好的业绩。

(六)生产许可证、产品合格证、防爆阻燃物资检验合格证等国家规定的标证齐全、期限有效,有国家强制性标准的必须取得相应资质。

第八条 供应商需出示以下资料:

1、工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件并加盖公章;

2、法人授权书及被授权人身份证复印件;

3、生产许可证、产品合格证、防爆阻燃物资检验合格证、煤矿安全标志准用证等复印件并加盖公章;

4、供应商质量保证能力证明资料(生产设备、检验设备、人员结构、管理水平及质量体系认证情况);

5、专营、代理的授权书,代理企业工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件并加盖公章。

第九条  供应商准入按照推荐(自荐)、统筹平衡、资质初审、资质复审、研究确定、实地考察、准入批准程序办理。

    (一)符合下列条件之一的申请入网供应商,由各煤炭公司推荐,并经煤炭公司总经理批准后,向公司相关专业部提交申请及有关资料。

1.所供产品属于供应商网络中独家生产的;

2.所供产品具备国内先进水平的;

3.所供产品为安全生产急需的;

4.能够切实满足生产需要,各煤炭公司特别推荐的。

(二)业务部对申请入网供应商进行资质初审并签署意见。

(三)业务部根据实际情况进行统筹平衡,确定拟入围供应商。

(四)物流产业管理部根据业务部提供的拟入围供应商资料和意见进行复审,形成意见并提交总经理办公会研究讨论。

(五)经总经理办公会研究后,物流产业管理部组织相关业务部人员进行现场实地考察,并形成考察报告。

(六)考察报告提交总经理办公会研究讨论并经总经理签批同意后,方可录入公司计算机物资管理系统供应商网络。

第十条 近三年来,参与公司组织的招标会议,并中标签订供货合同的供应商为公司合格供应商,其余的网内供应商为不合格供应商,不合格供应商要参加招标需重新推荐考察。邀请式招标采购,合格供应商有资格被邀请,其它供应商在准入供应商范围内,经考察合格后参与招标,未进入准入范围的供应商不得参加招标。

第三章  供应商信息收集

 

第十一条  供应商信息收集要实行常态化管理,由各业务部及物流产业管理部负责,主要采取以下四种方式:

 

    (一)供应商提供信息。

(二)电话或网上查询。

(三)行业协会咨询。

(四)实地考察。

对于所供产品特殊或单一物资品种年订货量占公司该品种进货总量较大的供应商,应当密切关注。如有重大体制机制变革,重大技术改造,采购产品以外的产品出现重大质量、安全事故问题,使用单位质疑其生产、供货能力,以及其它方面重要情况的,必须重新进行实地考察。

第十二条 供应商信息收集内容主要有以下六个方面:

    (一)资产及财务状况。主要包括资产总额、净资产总额、注册资金、企业性质、三年内的产销量、市场分布、利润总额等。

(二)生产能力。主要包括一个正常工作周期的最高生产能力、现有生产能力负荷情况、生产系统的主要管理方式及手段、提高生产能力的主要措施等。

(三)生产装备。主要包括是否拥有制造产品的主要装备、装备技术等级、生产现场管理水平、外协配套情况等。

(四)人力资源。主要包括员工总数、主要管理人员及技术人员基本情况等。

(五)质量控制。主要包括质量检测设备及手段、质量控制方法及手段、企业达到的质量管理水平等级、产品相关资质证书及有效时间等。

(六)企业知名度。指在行业内及本地区内的商誉等情况。主要通过企业在行业、地区及国内的排序、各种获奖、各种国际国内认证以及相关业绩加以综合分析评估。

第十三条 供应商实地考察工作程序:

(一)物流产业管理部制定供应商实地考察工作计划,报总经理批准。

(二)建立相互制衡的供应商实地考察工作机制。实地考察小组必须由公司两个部门两人以上组成,必要时邀请使用单位相关专家参加,考察完成后要形成考察报告,考察组全体成员签字确认。

(三)供应商信息汇总与供应商确定。物流产业管理部审核汇总供应商信息资料,并形成评定初步意见后,报总经理办公会集体研究确定。

第四章  供应商档案资料管理

 

第十四条 供应商档案资料应包括以下内容:

 

(一)供应商基本资料表。

(二)供应商法人代表授权书。

(三)供应商营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量管理体系认证证书、国家规定的必须纳入强制认证的产品认证证书等。

(四)供应商考察报告。

第十五条  供应商档案资料全部纳入公司计算机管理系统供应商网络管理,由物流产业管理部负责录入。

原始档案资料由业务审核部统一保管,公司计算机管理系统供应商网络中档案资料必须与原始资料保持一致。

第十六条 供应商档案资料每两年进行一次复查更新,同时更新公司计算机管理系统供应商网络内供应商档案。

第十七条 供应商年度综合评价调查表由业务部组织,各煤炭公司物资管理部门按实际情况填写,经办人签字并加盖公章后,作为供应商年度评价的重要原始资料之一,由物流产业管理部统一管理。

第十八条 供应商更名管理

    (一)供应商更名时需提交以下资料:

    1.更名申请函;

    2.工商行政管理部门出具的公司名称变更登记核准通知书原件及复印件,复印件加盖企业公章;

3.更名后的企业法人营业执照、税务登记证、企业组织机构代码证、开户许可证的原件及复印件,复印件加盖企业公章;

4.供应商名称变更情况说明,包括原企业信息及变更后的企业信息,内容包括名称、地址、税号、法人代表、开户行、账号、营业执照号、营业范围等,且加盖变更前后的企业公章、财务专用章、合同专用章。

(二)对企业发生生产场所变更或注册资金减少等情况的,须实地考察,符合要求后方可变更。

(三)更名资料须经相关业务部、财务部、物流产业管理部审核,并在更名申请函签字,报总经理签批后,业务部、财务部、物流产业管理部方可分别办理更名手续。业务部将更名资料报送物流产业管理部、财务部各一份留存备查。

第五章  供应商考核评价

 

第十九条 公司采用日常管理和年度考评相结合的方式,对供应商进行考核评价。

 

第二十条 日常管理由各业务部会同使用单位进行。

各业务部要对供应商合同履约情况进行跟踪。

使用单位要对产品质量、性能、供应商售后服务情况等进行记录并及时反馈公司各业务部。

第二十一条 物流产业管理部组织各业务部于每年年末对上年有交易的供应商进行年度综合评价。根据评价结果,将供应商分为优秀、合格、不合格三个级别。90分以上为优秀供应商、60-90分为合格供应商、60分以下为不合格供应商,在物资采购时,优先选择优秀供应商。

第二十二条 供应商有下列情形之一的,暂停交易:

    (一)供应商不接受公司监督的。

    (二)供应商财务状况出现问题的。

(三)供应商与公司发生经济纠纷的。

(四)供应商不按公司信息化系统操作程序操作的。

第二十三条 供应商有下列情形之一的,予以降级:

    (一)无正当理由延期供货的。

    (二)非不可抗力等原因,单方面变更合同的。

(三)售后服务未达合同要求的。

第二十四条 供应商有下列情形之一的,终止交易:

(一)非不可抗力原因,单方面解除、终止合同的。

(二)产品质量出现较大问题的。

(三)违反合同约定,进行分包、转包或提供其他厂家产品的。

第二十五条 供应商出现下列情形之一的,取消供应商资格:

    (一)年度考评不合格的。

(二)不履行或不正当履行合同义务造成公司重大经济损失的。

(三)有价格欺诈行为,或者采取不正当竞争手段的。

(四)产品出现重大质量问题或存在重大安全隐患的。

(五)对公司员工进行商业贿赂的。

第六章   

 

第二十六条 违反本办法规定,有下列情形之一的,公司视情节轻重对责任人进行处理,造成损失的责令其赔偿;触犯刑律的,移交司法部门处理。

 

    (一)未按照规定进行供应商准入的,或未按规定方式考核评价供应商的。

(二)串通或协助供应商伪造资料或提供虚假资料的。

(三)对供应商提供产品存在重大质量、安全问题或隐患,知情不报的。

(四)在供应商管理过程中玩忽职守、营私舞弊、收受贿赂的。

(五)擅自更改、销毁或泄露供应商信息的。

(六)其他违反本办法规定的。

第七章   

 

第二十七条 本办法由物流产业管理部负责解释。

 

第二十八条 本办法自发布之日起施行。

 

 

附件一  供应商基本情况(表1

附件二  供应商基本情况(表2

附件三  供应商档案

附件四  法定代表人授权书

附件五  供应商年度综合评价调查表

附件六  物资类别要求供应商注册资金明细表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一

供应商基本情况(表1

                                          

企业全称(公章)

 

营业执照

营业执照(   )、纳税登记证 国税/地税(   )、组织代码证(   )

占地面积/厂房面积

 

员工状况

全员     人,其中:中高级职称以上     人,本专科以上    

主机配套

主机名称:           配套名称:           生产厂:

其它

 

被考察企业代表人签字:

附件二

供应商基本情况(表2

                                          

企业全称(公章)

 

上年度总资产                   万元;    净资产:                万元

近三年销售额:              万元;               万元;               万元

产品先进性

 

主要生产用

     

 

主要检验用

     

 

已通过认证

 

被考察企业代表人签字:                        职务:


附件三

鸿新供应商档案

供应商名称

 

   

 

注册地

 

企业性质

 

注册资金(万元)

 

质量认证体系

 

   

 

固定电话

 

手机

 

销售经理

 

固定电话

 

手机

 

业务联系人

 

固定电话

 

手机

 

邮政编码

 

传真

 

详细地址

 

网址

 

E-mail

 

开户银行

 

银行账号

 

   

 

供应商简介

 

产品简介

 

               

要求:内容详实、字迹工整、加盖公章            填写日期:            


附件四

法定代表人授权书

本授权书声明:

 

注册于                                   公司法定代表人

          代表本公司授权          (职务          )为本公司的合法代表人,就鸿新组织的招标采购及采购合同履行事宜,以本公司名义处理一切与之有关的事务。

本授权书于                    日签字生效。

 

 

 

 

 

 

单位名称(公章):

单位地址:

公司法定代表人签字:

被授权人签字:

联系电话:


附件五

供应商年度综合评价调查表

供应商名称

 

主要产品名称

 

评价项目

评价内容

评价结果

评价人

满意

基本满意

不满意

履约情况

到货时间

 

 

 

 

到货数量

 

 

 

 

产品质量

产品合格率

 

 

 

 

产品功能

 

 

 

 

使用效果

 

 

 

 

使用寿命

 

 

 

 

售后服务

故障处理

 

 

 

 

设备安装

 

 

 

 

定期走访

 

 

 

 

技术培训

 

 

 

 

满意度

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

填表单位

主管领导

审核人

填表人

 

 

 

 

 

附件六

物资类别要求供应商注册资金明细表

序号

物资类别

注册资金(万元)

1

专用组合钻具

1000

2

瓦排钻杆

1000

3

预应力钢绞线

1000

4

镀锌铁线

1000

5

铰接顶梁

1000

6

钢丝绳

4000

7

镀锌钢绞线

4000

8

锻打钢丝绳

1000

9

普通单体支柱

1000

10

悬移支架

1000

11

悬浮单体支柱

5000

12

成品钎

8000

13

铁精矿粉

1000

14

矿用橡套电缆(MYMYPMYPTJ)

10000

15

矿用轻型橡套电缆(MYQ)

10000

16

矿用采煤机电缆(MCPMCPT)

10000

17

矿用采煤机电缆(MCPXMCPTX)

10000

18

交联电缆(YJVMYJV)

10000

19

塑力电缆(VVMVVRVVRVVP)

10000

20

控制电缆(KVVKVVPKVVRP

10000

21

矿用控制电缆(MKVVMKVVPMKVVRP

10000

22

通讯电缆(MHYAMHYVMHYVP)

10000

23

螺栓、螺母、平垫、弹垫

1000

24

闸阀、截止阀、蝶阀、止回阀

1000

25

电焊条

1000

26

电磁线

3000

27

国产轴承

20000

28

矿车

1000

29

矿井照明

1000

30

铝绞线(LJLGJ)

10000

31

架空绝缘电缆(JKLYJKLGYJ)

10000

32

发爆器

2000

33

气动手持式钻机

1000

34

气镐、凿岩机

2000

35

气动锚杆钻机

1000

36

锚索机具

1000

37

防爆开关

1000

38

综保

1000

39

局扇

1000

40

防爆元器件

1000

41

矿井通讯

1000

42

风动潜水泵

1000

43

电动潜水泵

1000

44

高压胶管

1000

45

普通胶管

1000

46

煤矿井下抽放瓦斯用橡胶连接软管

1000

47

特种风筒

1000

48

润滑油(脂)

1000

49

润滑油(兰炼)

1000

50

普通橡胶输送带

1000

51

PVCPVG阻燃输送带

1000

52

钢丝绳芯输送带、接头胶

2000

53

钢丝绳牵引输送带

10000

54

塑料涂覆布正压、负压风筒

1000

55

塑料涂覆布(无缝)正压、负压风筒

1000

56

塑料柔性涂覆布抗冲击无缝正压风筒

1000

57

液压支架用浓缩液

1000

58

采煤机

10000

59

刮板机

20000

60

掘进机

9000

61

提升绞车

5000

62

特殊绞车

1000

63

小绞车(运输绞车、双速绞车)

3000

64

人车

2000

65

电机车

2000

66

充电机

2000

67

钻机

1000

68

侧卸装岩机

3000

69

喷浆机

1000

70

乳化液泵

2000

71

压风机

2000

72

主扇

5000

73

开关

1000

74

地面用变压器

2000

75

移动变电站

2000

76

矿用干式变压器

2000

77

皮带机电控

5000

78

绞车电控

1000

79

电动机

2000

80

采掘用电动机

10000

81

矿用水泵

5000

82

矿用潜水泵

1000

83

泥浆泵

1000

84

注浆泵

1000

85

煤层注水泵

1000

86

真空泵

5000

87

特殊要求矿用水泵

5000

88

乳化液钻机

3200

89

直流电动机

10000

 

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